Privacyreglement

Privacy   

Wij nemen de privacy van onze patiënten serieus. De dossiers van patiënten zijn alleen toegankelijk voor mensen die hiertoe bevoegd zijn. Het HIS is alleen te openen met een geldig inlog profiel en wachtwoord.
Wij zijn met het invoeren van Mijn Portaal begonnen de privacy nog verder te verbeteren. Het is dan ook de bedoeling dat Mijn Portaal in de toekomst het gebruik van de email als communicatiemiddel geheel zal vervangen. Mijn Portaal is een beveiligde omgeving die in directe verbinding staat met het HIS.
Wij nemen onze telefoongesprekken met patiënten op. Dit om twee redenen.

• om in geval van een klacht naderhand na te gaan hoe een telefoongesprek is verlopen.
• om de kwaliteit van de telefoongesprekken door doktersassistenten te toetsen en desgewenst te verbeteren door middel van scholing en training.

Gesprekken worden een jaar lang bewaard op een beveiligde datebase en zijn niet vrij toegankelijk. Ook niet voor personeel. Wij houden ons aan de regels van de AVG en hebben een register met verwerkersovereenkomsten conform AVG vereisten.

.

Doel en reikwijdte van het privacyreglement

Doel van het reglement is een vastlegging van de maatregelen die praktijk Herengracht heeft genomen om zeker te stellen dat zorgvuldig met patiëntengegevens wordt omgegaan. Dit reglement is van toepassing op elke verwerking (geautomatiseerd) van patiëntengegevens die in een bestand zijn of worden opgenomen.

1. Doel van het verzamelen en verwerken van patiëntengegevens
   *  Patiëntengegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn of worden verzameld;
   *  Gegevens kunnen worden verzameld tijdens consulten, behandelingen of anderszins;
   *  Doeleinden zijn:
   ….– gebruik in het kader van de te verlenen zorg (met name behandeling, consult, medicatie, doorverwijzing, overdracht);
   ….– gebruik ten behoeve van de bewaking van de eigen kwaliteit en de praktijkaccreditering;
2. Verwerking van algemene patiëntengegevens, gezondheidsgegevens
   *  Algemene patiëntengegevens worden alleen verwerkt indien aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:
   ….• De patiënt heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend;
   ….• Verwerking is noodzakelijk voor de verlening van huisartsgeneeskundige zorg aan de patiënt;
   ….• Verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
   ….• Verwerking is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van patiënt.
   *  Gezondheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:
   ….• Verwerking geschiedt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de patiënt noodzakelijk is.

3. Organisatie van de informatiebeveiliging
   Praktijk Herengracht heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken om zeker te stellen dat patiëntgegevens zorgvuldig worden behandeld.
   *  Alle medewerkers die patiëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntengegevens zijn gehouden aan geheimhouding;
   *  Patiëntengegevens worden niet langer bewaard dan nodig; medische gegevens worden in beginsel 15 jaar bewaard, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig om verantwoorde zorg te kunnen leveren;
   *  Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn computers voorzien van een wachtwoord en de ruimten waarin gegevens worden opgeslagen niet vrij toegankelijk.

Rechten van de patiënt
….• De patiënt heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem zijn verzameld en verwerkt;
….• De patiënt heeft recht op een afschrift van de hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens; de praktijk verstrekt een afschrift na een verzoek van de patiënt en de praktijk kan hiervoor eventueel een redelijke vergoeding  vragen;
….• De patiënt kan verzoeken om aanvulling en/of correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig en/of feitelijk onjuist zijn;
….• De patiënt kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens;
….• Recht op inzage of afschrift en verzoeken om aanvulling, correctie, beperkt gebruik of verwijdering door de praktijk worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van een aanmerkelijk belang van een ander (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van een (wettelijk) voorschrift vereist is;
….• Indien de patiënt van mening is dat dit reglement door de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kan hij of zij een klacht indienen bij de praktijk;
….• Daar waar de patiënt zichzelf niet kan vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats.

Praktische stappen die medewerkers kunnen zetten om de privacy te vergroten

• zacht praten
• rekening houden met mensen in de wachtkamer
• muziek in de wachtkamer
• glazen deur achter balie dicht bij telefoongesprekken
• beeldscherm afsluiten bij verlaten werkplek
• opgeslagen documenten wissen van computer zodra deze in het HIS staan

Publicatie privacyreglement

Dit privacyreglement van praktijk Herengracht treedt in werking op 15 mei 2014 en is gepubliceerd op de website van de praktijk. Dit regelement is herzien in December 2021.
.
.
.